Бухгалтерлік есеп әр түрлі сенімділік дәрежесіндегі көптеген мәліметтер қалыптастырады. Барлық шашыранды мәліметтер жүйеленуі және топтастырылуы керек. Толықтылық принципіне сай барлық шаруашылық фактілері толығымен бастапқы құжаттар негізінде бухғалтерлік есеп счеттарына үздіксіз жазылады. Бастапқы құжаттар есептік жазуларды негіздеудің құралы ретінде міндет атқарады. Өз мәнінде рәсімделген құжаттардағы мәліметтер шаруашылық фактілерінің заңдылығы мен сенімділігін көрсетеді.

Бастапқы құжаттар шаруашылық қызметіне жетекшілік ету мен басқару үшінде қажет. Бұлар арқылы басқарушылардың берген тапсырмалары орындаушыларға жеткізіледі. Мысалға,цехтардың қойған талабы қоймадан босатылған материалдар есебіне,кассалық шығыс ордер кассадан төленген нақты ақшаның есебіне,қоюшылардың жөнелткен тауарлары жөніндегі счет-фактурасы есеп айырысу шотынан ақша қаражатының аударылуы есебіне негіз болып,мұндағы құжаттар өздерінің орындаушылық міндетін атқарады.

Бухгалтерлік бастапқы құжаттар негізінде орын алған шаруашылық фактілерінің дұрыстығы тексеріледі.сонымен қатар шаруашылық қызметінің ағымдағы барысы талданып, жіберілген қателер мен есеп жүргізу тәртібін бұзушылықтың себеп-салдары анықталады. Яғни бухгалтерлік құжаттар тексеру мен талдау қызметі функцияларын орындайды.

Бухгалтерлік есеп құжаттары экономикалық және заңды ақпараттар қалыптастырудан тұрады. Құжаттардың экономикалық тұрғыда танылуы-байқалған шаруашылық фактілері мазмұнын ең әуелі бастапқы құжаттарға жазып, мұндағы цифрларды тиісті бухгалтерлік есеп регистрларына тіркеу арқылы қалыптасады.

Орындалған шаруашылық фактілері материалдық объекті түрінде дәлелді мәліметтер алуды қамтамасыз ететді және құжаттар мазмұны заңды тұрғыда танылады.

Сонымен шаруашылық жүргізу фактісінің алғы шарты құжаттау болып табылады. Бухгалтерлік есеп счеттарына жүргізу үшін арнайы модельденген үлгідегі бастапқы құжаттарға шаруашылық операцияларының көрсеткіштері міндетті түрде жазылады. Құжаттарға жазылған мәліметтер мен ақпараттар логикалық іс-әрекетке жауап беретіндей тіркеліп,тек ақиқат операцияларды көрсетуі керек.

Ұйымдар қызметі өрісінде нақтылы орындалған іс-әрекеттер мен экономикалық қатынастарды құжаттарға түсіріп жазу бухгалтерлік есеп жүйесінің негізін құрайды. Яғни бухгалтерлік есеп жүргізу құжаттардан қана туындайды. Құжаттарға түспеген жазулар-жоқ жазулар. Құжаттау процесіне сүйене отырып,ұйымдар мен жеке тұлғалар арасындағы заңды қатынастарды ажыратуға болады.

Ендігі жерде есеп жүйесінде қолданылатын құжаттардың маңызына түсінік берелік.

    Бастапқы құжаттар деп-заңды мағынасы бар шаруашылық фактілерінің мазнұнын арнайы үлгідегі қағаздарға рәсімдеп жазу мен куәландыруды айтамыз.

Орындаушы бухгалтерлерге: «құжат жоқ болса,жазу да болмайды»-деген қағиданы есте сақтауы керек.

Қандай да болмасын құжаттардың өзіне тән заң актілерімен және арнайы ережелермен белгіленгендеректері (реквизиттері) болады. Реквизит латын сөзі. Бұл сөз «қажетті»деген ұғым береді. Реквизиттер барлық құжаттарға түсірілуі керек. Құжаттардың деректері мен мәліметтері арнайы мақсаттарға қарай толтырылады. Құжаттар үлгісін пайдаланып,мұның деректерін толтырушы адамдар заң алдында, осы ұйымның қабылдаған өз ережесін және құжат айналысын бұзбау үшін жауапты болады.

Құжаттардың деректеріне (реквизит) мыналар жатады:

—      құжаттардың аталуы және құжат үлгісінің коды;

—      құжаттарды рәсімдеген күн;

—      шаруашылық фактісінің мазмұны;

—      шаруашылық фактісін сандық және сапалық бақалаудағы өлшеу бірлігі;

—      орындалған фактіге жауап берушілердің аты-жөні,бұлардың қойған қолы,ұйымның аталуы.

     Құжаттардың аталуы (мысалға, акт, материалдар алудың талабы, кассалық шығыс ордер т.б.) орындалатын шаруашылық фактісінің сипатын көрсетіп,құжаттаудың дәлелділік қасиетін көрсетеді.

    Құжаттардың рәсімделген күні-біртекті шаруашылық операциялары қайталанып отыратындықтан құжат рәсімделген күннің тексерушілік және ақпараттық мағынасы болады. Құжаттарға, бұлардың рәсімделген күнін қою арқылы бір құжаттың екінші рет немесе тағы да пайдаланбауы қадағаланады.

    Сандық және сапалық өлшеу арқылы шаруашылық фактілері мәліметтерін басқа да фактілерден ажыратып қарап, әрбір факті өз нышанына қарай тіркеледі.

    Шаруашылық фактілерінің мазмұны тиісті бастапқы құжаттарға дұрыс және толық жазылып рәсімделеді және мұндағы мәліметтеодің дәлдігі осы фактінің орындалуына жауапты адамдардың қойған қолдарымен расталады.